Gráfico de gantt en la gestión de proyectos con ejemplo práctico

Proyectos Eficientes

El diagrama de Gantt o diagrama de Gantt  es una herramienta que a partir de los mediados de la década de 1890 hasta la actualidad ha sido utilizado como un recurso para ayudar a planificar, controlar y analizar las actividades y procesos en varios segmentos. Aun siendo una herramienta con más de 100 años de existencia, el diagrama de Gantt todavía está presente y sigue siendo uno de los más ampliamente utilizados en las estructuras de gestión de proyectos para permitir, como una ilustración, ver el progreso de las diferentes etapas de un proyecto durante el tiempo.

¿Quién fue Henry Gantt?

Henry Gantt fue un ingeniero mecánico y consultor de empresas en procesos industriales y de gestión, nació en 1861 en Maryland, Estados Unidos. Actuó en la optimización de procesos para el aumento de la productividad y la eficiencia en las líneas de producción. Por estas y otras, su carrera profesional le llevó a trabajar con Frederick Taylor , el padre de la administración científica.

Gráfico de Gantt y su historia

Henry Gantt lanzó el gráfico de Gantt (Diagrama de Gantt) al mundo en 1903, implementándolo en la industria como forma de planificar, organizar y controlar la producción. Con la ayuda del Diagrama pasó a ser posible planificar en detalle la línea de producción, distribuyendo adecuadamente las actividades a lo largo de las horas de trabajo de cada empleado, lo que ayudaba a prever el volumen de piezas por colaborador y por día, garantizando así, que las solicitudes de los clientes fueran atendidas dentro del plazo establecido.

Gráfico de Gantt en la gestión de proyectos

A mediados de 1960, el diagrama de Gantt comenzó a ser utilizado no sólo en la industria, pero en un nuevo mercado: la gestión de proyectos . Como se trata de una herramienta bastante visual y de fácil comprensión, el diagrama se utilizó para ayudar a determinar el camino crítico de los proyectos.

Con la ayuda del diagrama de Gantt, los  jefes de proyecto  pueden identificar con precisión tanto al principio como al final de cada actividad, así como los vacíos, los cuellos de botella, interdependencias y el progreso de las actividades con el fin de tomar decisiones más asertivas relación a la ejecución de los proyectos desarrollados.

El responsable de la gestión de proyectos debe tener una idea general de todos los procesos que se realizar, sabiendo cuánto tiempo deben tomar cada uno de ellos, cuáles son las tareas involucradas y quién será el responsable de cada una de ellas. Teniendo esto en mente, podrá definir cuál es la secuencia de eventos más productiva, y cuáles de esas tareas dependen de otras antes de ser realizadas de forma a aumentar las posibilidades de alcanzar los principales objetivos del inicio al final del proyecto.

Cinco partes principales

·         Tiempo : El eje principal horizontal representa el tiempo del proyecto. Se puede dividir en horas, días, meses, o incluso años de acuerdo a sus necesidades.

·         Responsables : define que las personas y equipos que serán responsables de los hitos del proyecto.

·         Bares : se distribuyen en horizontal y representan tareas. El tamaño varía de acuerdo con el tiempo que van a llevar hasta que se finalizan.

·         Flechas : definir qué tareas son dependientes de la finalización de los demás y que están directamente relacionados.

·         Metas y objetivos: son marcas en el gráfico que definen el final de los pasos importantes o incluso el final del proyecto. Ahí es donde se puede ver la  fecha límite (fecha límite)  para mantenerse dentro de su plan de acción. 

·         Critical Path:  es la serie de tareas (o incluso una sola tarea) que regula la fecha de inicio o la fecha final, el diseño previamente calculada. Si una sola tarea se retrasa en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto entero también se retrasará. La visualización de la información del proyecto de esta manera también se conoce como método de la ruta crítica de la gestión de proyectos.

Gráfico de Gantt y Tecnología

Hoy en día, con acceso a la tecnología y potencia de cálculo revolucionando el mundo puede lanzar los datos directamente en un  software de gestión de proyectos  y todavía extraer el diagrama de Gantt en forma de informe.

Por ejemplo HINC  es un software que trae esta funcionalidad y permite insertar de forma dinámica, modificar, visualizar e imprimir todos los datos de las actividades del proyecto. Una actividad tiene información como fechas, responsables, prioridades, duración, porcentaje de ejecución y sus dependencias. A continuación se muestra una imagen del uso del gráfico Gantt en el software HINC:

Ejemplo de uso del gráfico de Gantt en el software HINC

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Con el uso del gráfico de Gantt su equipo entiende mejor cuáles son las tareas que deben ser trabajadas, facilita la organización personal, y deja claro quién es el responsable por lo que. Así el equipo va a mejorar la comunicación y la motivación, principalmente si es posible observar el Gráfico de Gantt actualizado, pues eso es mucho más productivo que hacer innumerables reuniones para dejar al equipo a la par del progreso de su proyecto. Cuando los miembros de los equipos están acompañando el progreso de las diferentes etapas, se sienten parte de algo importante - principalmente cuando ve la evolución de cada área hacia las metas. Facilite la gestión del cronograma de sus proyectos, utilice el gráfico de Gantt y con él haga su control más simple para el responsable y todo el equipo involucrado.