¿Cómo crear el gráfico de gantt en excel?

El diagrama de Gantt, o diagrama de Gantt es una herramienta de gestión muy común en la gestión de proyectos. En él, el principio y el final de cada actividad de proyecto paso o se representa visualmente como una barra de color en el eje horizontal de la gráfica, como se muestra en la siguiente figura :

El objetivo de este post es demostrar, paso a paso, la creación del gráfico de Gantt utilizando Excel, y tomando como base un gráfico de barras apiladas.

1. En primer lugar se describen en una hoja de actividades / etapas del proyecto, indicando la fecha de inicio y duración de tiempo (en días) de cada etapa.

2. Insertar un gráfico de barras apiladas - haga clic en Insertar> Barras de herramientas> barras apiladas:

3. Haga clic en el gráfico con el botón derecho del ratón> Seleccionar datos:

4. En la ventana "Seleccionar origen de datos", haga clic en "Añadir". 

5. En "nombre de la serie",  seleccione la celda donde se escribe el título "Inicio" y la serie "Valores"seleccionar las células bajo el "Inicio". El resultado final es el siguiente:

6. Repetir el procedimiento anterior para la columna "Duración".

7. En "Las etiquetas de eje horizontal (Categorías)" , haga clic en "Editar" , luego seleccione las descripciones de los hitos actividades / proyectos.

8.  El gráfico debe verse como esto:

9. Haga clic derecho en uno de la barra azul, seleccionar la opción "Formato de serie de datos". En la opción de relleno, elija "Sin relleno" y en "Color de borde" elija "Sin línea".

10. El gráfico está casi listo. Pero hay que mejorar la visualización de la etiqueta de fechas bajo el eje X. 

Haga clic con el botón derecho sobre las fechas y seleccione "Formato Eje", en las "Opciones de eje" cambie los valores mínimo y máximo a 41.334,00 y 41.364,00, respectivamente. Estas cifras representan las fechas de 01/03/2013 y 31/03/2013.

Sugerencia: saber cuál es el número que corresponde a una fecha, introduzca esta fecha en cualquier celda de una hoja de cálculo, a continuación, haga clic en esta celda con el botón derecho del ratón y seleccione "Formato de celdas"> pestaña "Número"> categoría "General "> haga clic en" OK " . La formación del patrón de la fecha que ha introducido, el formato se cambiará a "General" , y de esta manera se sabrá el número correspondiente a la fecha que se ha introducido en la célula.

11. Seleccione la opción "alineación", y establezca el "ángulo de encargo" a 45, esto evitará que las etiquetas de las fechas en las que se superponen, entre sí.

12. Cerrar el "Formato de ejes" y comprobar el resultado. Su gráfico debe estar así:

13. desactivar los subtítulos "Inicio" y "Duración (días)" haciendo clic sobre ellos y pulsando la tecla "suprimir".

14.  Tasa de las actividades, la tabla creada en el punto 1 por orden de fecha descendente.

Para ello, seleccione la celda B2, y en la pestaña Datos, haga clic en el comando "Clasificar desde el más nuevo al más antiguo".

Esto es necesario para que las actividades iniciales se colocan en la parte superior del eje "Y", en nuestro gráfico.

15. Listo! Compruebe el resultado final del gráfico de Gantt, que acaba de crear. 

Pruebe a cambiar el tiempo de duración de las actividades o la fecha de inicio de las actividades, y verifique cómo las barras del gráfico cambian de tamaño y (o) de posición.

- Contenido adicional:

Personalizar el gráfico:

Nuestro gráfico de Gantt ya está finalizado, pero podemos personalizar su aspecto, y cambiar el patrón de visualización de las fechas, incluyendo las iniciales del día de la semana, por ejemplo.

Personalizado 1 - Incluir día inicial de la semana en la etiqueta de fecha:

Haga clic con el botón derecho del ratón en uno de los sellos de fecha> seleccione "Número" "Formato de ejes">> categoría de "Custom"> código de formato, tipo (ddd) dd / mmm / aaaa> haga clic en "Agregar"> clic "Cerrar".

Compruebe el resultado:

Ver otros modelos de formato de fechas en el puesto  formatos personalizados para los valores de fecha / hora .

Personalizado 2 - Cambiar el color de las barras:

Haga clic con el botón derecho sobre una de las barras> seleccione "Formato de serie de datos"> "Relleno"> Elija una de las opciones de relleno, elija el color y haga clic en "Cerrar".  

Gráfico de gantt en la gestión de proyectos con ejemplo práctico

Proyectos Eficientes

El diagrama de Gantt o diagrama de Gantt  es una herramienta que a partir de los mediados de la década de 1890 hasta la actualidad ha sido utilizado como un recurso para ayudar a planificar, controlar y analizar las actividades y procesos en varios segmentos. Aun siendo una herramienta con más de 100 años de existencia, el diagrama de Gantt todavía está presente y sigue siendo uno de los más ampliamente utilizados en las estructuras de gestión de proyectos para permitir, como una ilustración, ver el progreso de las diferentes etapas de un proyecto durante el tiempo.

¿Quién fue Henry Gantt?

Henry Gantt fue un ingeniero mecánico y consultor de empresas en procesos industriales y de gestión, nació en 1861 en Maryland, Estados Unidos. Actuó en la optimización de procesos para el aumento de la productividad y la eficiencia en las líneas de producción. Por estas y otras, su carrera profesional le llevó a trabajar con Frederick Taylor , el padre de la administración científica.

Gráfico de Gantt y su historia

Henry Gantt lanzó el gráfico de Gantt (Diagrama de Gantt) al mundo en 1903, implementándolo en la industria como forma de planificar, organizar y controlar la producción. Con la ayuda del Diagrama pasó a ser posible planificar en detalle la línea de producción, distribuyendo adecuadamente las actividades a lo largo de las horas de trabajo de cada empleado, lo que ayudaba a prever el volumen de piezas por colaborador y por día, garantizando así, que las solicitudes de los clientes fueran atendidas dentro del plazo establecido.

Gráfico de Gantt en la gestión de proyectos

A mediados de 1960, el diagrama de Gantt comenzó a ser utilizado no sólo en la industria, pero en un nuevo mercado: la gestión de proyectos . Como se trata de una herramienta bastante visual y de fácil comprensión, el diagrama se utilizó para ayudar a determinar el camino crítico de los proyectos.

Con la ayuda del diagrama de Gantt, los  jefes de proyecto  pueden identificar con precisión tanto al principio como al final de cada actividad, así como los vacíos, los cuellos de botella, interdependencias y el progreso de las actividades con el fin de tomar decisiones más asertivas relación a la ejecución de los proyectos desarrollados.

El responsable de la gestión de proyectos debe tener una idea general de todos los procesos que se realizar, sabiendo cuánto tiempo deben tomar cada uno de ellos, cuáles son las tareas involucradas y quién será el responsable de cada una de ellas. Teniendo esto en mente, podrá definir cuál es la secuencia de eventos más productiva, y cuáles de esas tareas dependen de otras antes de ser realizadas de forma a aumentar las posibilidades de alcanzar los principales objetivos del inicio al final del proyecto.

Cinco partes principales

·         Tiempo : El eje principal horizontal representa el tiempo del proyecto. Se puede dividir en horas, días, meses, o incluso años de acuerdo a sus necesidades.

·         Responsables : define que las personas y equipos que serán responsables de los hitos del proyecto.

·         Bares : se distribuyen en horizontal y representan tareas. El tamaño varía de acuerdo con el tiempo que van a llevar hasta que se finalizan.

·         Flechas : definir qué tareas son dependientes de la finalización de los demás y que están directamente relacionados.

·         Metas y objetivos: son marcas en el gráfico que definen el final de los pasos importantes o incluso el final del proyecto. Ahí es donde se puede ver la  fecha límite (fecha límite)  para mantenerse dentro de su plan de acción. 

·         Critical Path:  es la serie de tareas (o incluso una sola tarea) que regula la fecha de inicio o la fecha final, el diseño previamente calculada. Si una sola tarea se retrasa en la ruta crítica, la fecha de finalización del proyecto entero también se retrasará. La visualización de la información del proyecto de esta manera también se conoce como método de la ruta crítica de la gestión de proyectos.

Gráfico de Gantt y Tecnología

Hoy en día, con acceso a la tecnología y potencia de cálculo revolucionando el mundo puede lanzar los datos directamente en un  software de gestión de proyectos  y todavía extraer el diagrama de Gantt en forma de informe.

Por ejemplo HINC  es un software que trae esta funcionalidad y permite insertar de forma dinámica, modificar, visualizar e imprimir todos los datos de las actividades del proyecto. Una actividad tiene información como fechas, responsables, prioridades, duración, porcentaje de ejecución y sus dependencias. A continuación se muestra una imagen del uso del gráfico Gantt en el software HINC:

Ejemplo de uso del gráfico de Gantt en el software HINC

Click aquí para ver a un editor online de gráfica de gantt

Con el uso del gráfico de Gantt su equipo entiende mejor cuáles son las tareas que deben ser trabajadas, facilita la organización personal, y deja claro quién es el responsable por lo que. Así el equipo va a mejorar la comunicación y la motivación, principalmente si es posible observar el Gráfico de Gantt actualizado, pues eso es mucho más productivo que hacer innumerables reuniones para dejar al equipo a la par del progreso de su proyecto. Cuando los miembros de los equipos están acompañando el progreso de las diferentes etapas, se sienten parte de algo importante - principalmente cuando ve la evolución de cada área hacia las metas. Facilite la gestión del cronograma de sus proyectos, utilice el gráfico de Gantt y con él haga su control más simple para el responsable y todo el equipo involucrado.

¿Cuál es la importancia del diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es un gráfico utilizado para demostrar el avance de las diversas etapas que componen un proyecto. En este tipo de diagrama, los intervalos de tiempo que representan el principio y el final de cada etapa surgen como barras de colores, colocadas sobre el segmento horizontal del gráfico.

El diagrama de Gantt ofrece un método de control más eficiente y facilita el proceso de planificación. Para que sea posible bajar los costos es necesario mejorar la planificación, a través de una solución comprobada. Para muchos ingenieros civiles, esta solución es el diagrama de Gantt.

El desarrollo del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt fue desarrollado a principios del siglo XX por Henry Laurence Gantt, un ingeniero mecánico norteamericano. 
En 1903, Gantt presentó un documento titulado "El balance gráfica diaria en la fabricación", que presentó los supuestos que sería apoyar el desarrollo del diagrama de Gantt.

De una forma resumida, podemos presentar el gráfico de Gantt como un gráfico de barras que sirve para ilustrar la cronología de cualquier proyecto. Este gráfico incluye las fechas de inicio y fin de las distintas fases del proyecto.

Objetivos del gráfico de Gantt

Los principales objetivos de la utilización del gráfico de Gantt son:

·         Controlar y seguir la cronología y el inicio de las diferentes fases de un proyecto;

·         Establecer una línea de tiempo para cada actividad de un proyecto y determinar un calendario general;

·         Permitir el acompañamiento visual de todo el calendario de actividades;

·         Seguir el avance del proyecto, en relación con el calendario determinado.

Ventajas

Son varias las ventajas proporcionadas por el uso del gráfico de Gantt, entre las que podemos subrayar:

·         Es fácil de aplicar e igualmente fácil de interpretar;

·         La escala de tiempo es definida y clara;

·         Permite una mejor visualización del calendario y del progreso temporal del proyecto;

·         Posible utilización con otros datos - por ejemplo, datos financieros, de reclutamiento, material, etc;

·         Es muy útil para seguir proyectos con un número de actividades y una duración reducida;

·         Es esencial para igualar y asignar recursos.

Desventajas

Sin embargo, los gráficos de Gantt no sólo ofrecen ventajas. Su aplicación puede ser desventajosa en algunas situaciones y en proyectos de mayor tamaño. Estas son las principales desventajas de utilizar esta forma de planificación:

·         No es adecuada para proyectos de grandes dimensiones;

·         Dificulta el seguimiento de actividades pendientes;

·         No permite acompañar de forma evidente la relación e interdependencia entre las diversas actividades;

·         Los cambios en la programación obligan a rehacer el cronograma;

·         Representar toda la información puede ser una tarea ardua.

Cómo hacer un diagrama de Gantt

Actualmente existen herramientas que permiten hacer un diagrama de Gantt en línea, de forma fácil y rápida. Una de las mejores opciones para hacer un gráfico de Gantt en línea es el SmartSheet. En lo que se refiere a las herramientas para hacer un diagrama de Gantt sin conexión también hay varias soluciones, como vamos a destacar más adelante.

Por ahora, vamos a enfocarnos en una solución para hacer un diagrama de Gantt en línea.

SmartSheet

SmartSheet es una herramienta de colaboración en línea que permite importar archivos de varios formatos, incluyendo Excel, Project o Google. También permite compartir y colaborar en tiempo real, proporcionando alertas de actualización.

Una de las principales ventajas del SmartSheet es la posibilidad de ser accedido desde cualquier dispositivo (ordenadores, smartphones y tablets).

Esta solución se puede utilizar de forma gratuita durante un período de prueba de 30 días. Una vez finalizado este período, existen varios planes de precios, con valores que empiezan en los 12 euros al mes.

Quien no sabe cómo hacer un diagrama de Gantt tiene en el SmartSheet una excelente solución. Esta opción presenta desde luego varios modelos, permitiendo que los usuarios sólo tengan que cambiar el texto.

Otras Alternativas

También hay varias soluciones que permiten hacer un diagrama de Gantt sin conexión. Estos son los programas que presentamos a continuación.

Microsoft Project

Microsoft Project es un software sin conexión utilizado para la gestión de proyectos. Permite realizar el análisis y la planificación de presupuestos y de recursos y crear líneas cronológicas. También puede ser utilizado de forma colaborativa o para hacer la gestión de cartera de proyectos.

Microsoft Excel

El común Microsoft Excel, también permite la creación de un gráfico de Gantt. A pesar de no existir, por defecto, el formato de gráfico de Gantt en Excel, es posible crear un gráfico de este tipo siguiendo varios pasos. Una pequeña búsqueda permite encontrar tutoriales que enseñan cómo hacer un gráfico de Gantt en Excel.

Gantt Project

Es una opción de código abierto que permite la gestión y el calendario de proyectos. Con este software la elaboración de diagramas de Gantt es extremadamente simple y la curva de aprendizaje es rápida. Gant Project se puede instalar en varios sistemas operativos: Windows, Linux y Mac OSX.

Excel: Creación de gráficos de Gantt

Quien siempre está al frente de un proyecto sabe de los problemas y dificultades encontradas, principalmente cuando el asunto es controlar plazos. Cualquier retraso puede resultar en más gastos y dolores de cabeza. Una forma muy práctica para mantenerse siempre al día es el uso de un tipo de gráfico, llamado Gráfico de Gantt.

Explicando el gráfico de Gantt

Los gráficos de Gantt permiten resumir y monitorear una serie de actividades que apuntan a la ejecución de un proyecto. Esto posibilita la visualización gráfica de toda la planificación hecha, facilitando el acompañamiento por parte de los proyectistas y todos los involucrados.

¿Quién fue Henry Gantt?

Nacido en Maryland, en los Estados Unidos, Henry Laurence Gantt ingeniero mecánico graduado en 1884. En el año 1903 presentó su obra "El balance diario gráfica en la fabricación" , en el que describe el diagrama de Gantt. También contribuyó al área contable y laboral, desarrollando el Salario de Gantt.

USANDO EL MICROSOFT EXCEL

Pocas personas saben, pero es posible crear gráficos de Gantt usando sólo Microsoft Excel. Para proyectos grandes y con gran volumen de datos es indispensable el uso de programas más sofisticados, pero para proyectos más simples, Excel da cuenta del recado.

El comienzo: entrada de datos

Antes de cualquier cosa, es necesario tener todos los datos dispuestos correctamente en la hoja de cálculo. Esta deberá tener tres columnas: una con la descripción de tareas, otra con la fecha de inicio de las tareas y la última con el tiempo, en días, de duración de las actividades.

La lista de tareas será la columna A de la hoja de cálculo. Debe dejar en blanco la celda A1 (primera de la columna A), ya que es así que Excel reconoce la columna responsable de la lista de tareas. Liste todas las actividades necesarias para la realización del proyecto a partir de la segunda línea.

En el campo B1 (primera fila de la segunda columna), escribe "Inicio" y pulsa las fechas de inicio de cada actividad relacionada en la primera columna. Finalmente, en la celda C1 (primera columna C) escriba "Duración" y enumere el tiempo, en días, estimado para que cada actividad sea ejecutada.

Segundo paso: creando el gráfico

Una vez que todos los datos estén correctamente colocados en la hoja de cálculo, seleccione todo el conjunto de celdas, acceda a la pestaña "Insertar" y, en el grupo "Gráficos" haga clic en la opción "Barras".

En la galería que abra elija la segunda opción - Barras apiladas - que Excel montará su gráfico.

Ahora, algunas configuraciones son necesarias. Seleccione la leyenda creada y suprimirla. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la lista de tareas que se muestra en el gráfico y elija la opción "Formato Eje". Marque las opciones "Categorías en orden inverso" y "En la categoría máxima".

Estos pasos son necesarios para que las tareas se muestren en orden de ejecución y también para que las fechas se muestren en la parte inferior del gráfico. Para finalizar, haga clic en "Cerrar".

Hecho esto, haga clic con el botón derecho del ratón en la parte más a la izquierda de las barras y seleccione la opción "Formato de serie de datos". En el cuadro de diálogo que aparece, defina la superposición en 100%. En la categoría "Relleno" marque "sin relleno" y finalmente en la categoría "Color de borde" seleccione la opción "Sin línea". Estas opciones se deben cambiar para que pueda simular el diagrama de Gantt.

Formato de fechas

Para que los datos se muestren dentro de un intervalo de fechas predeterminado, debe configurar las fechas de inicio y fin. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en el área de las fechas, que se encuentra debajo del gráfico y elija la opción "Formato Eje". Marque los campos "Mínimo", "Máximo" y "Unidad Principal" como "Fijo".

En "Máximo" y "Mínimo" deberá informar las fechas que desea mostrar en los gráficos. El problema con esta información es que deben estar en el formato que es interpretado internamente por Excel. Vea más abajo cómo dar formato a las fechas en Excel.

En el campo "Unidad Principal", introduzca el intervalo de días para que se muestren las fechas. Por ejemplo: siete para intervalos de una semana, treinta para intervalos de un mes, etc. Esto hará que la visualización de los datos sea más clara. Para dar formato a la visualización de la fecha en el gráfico, haga clic en la categoría "Número" y elija el formato de su preferencia.

Cómo dar formato a fechas

Cuando una fecha se escribe en Excel, el programa interpreta internamente como una cadena de números. Estos números representan el número de días transcurridos desde la fecha del programa de referencia, que es 1 de 1990 de enero de .

Para hacer la vida más fácil para los usuarios, Excel tiene una fórmula que se puede utilizar, simplemente escriba = FECHANUMERO ( "__ / __ / __") en cualquier celda de la hoja de cálculo, en lugar de __ / __ / __ lugar de la fecha que desea convertir. Por ejemplo, colocar = DATEVALUE ( "28/10/2008") , el valor mostrado será 39.749 .

Finalizando

Después de todo listo, ahora es sólo dedicar un tiempo para hacer el gráfico más atractivo. Para cambiar el color de las barras horizontales, haga clic en una de ellas con el botón derecho del ratón y seleccione la opción "Formato de serie de datos". En la categoría "Relleno" elija la opción que más le guste y suelte la imaginación.