Quien siempre está al frente de un proyecto sabe de los problemas y dificultades encontradas, principalmente cuando el asunto es controlar plazos. Cualquier retraso puede resultar en más gastos y dolores de cabeza. Una forma muy práctica para mantenerse siempre al día es el uso de un tipo de gráfico, llamado Gráfico de Gantt.
Explicando el gráfico de Gantt
Los gráficos de Gantt permiten resumir y monitorear una serie de actividades que apuntan a la ejecución de un proyecto. Esto posibilita la visualización gráfica de toda la planificación hecha, facilitando el acompañamiento por parte de los proyectistas y todos los involucrados.
¿Quién fue Henry Gantt?
Nacido en Maryland, en los Estados Unidos, Henry Laurence Gantt ingeniero mecánico graduado en 1884. En el año 1903 presentó su obra "El balance diario gráfica en la fabricación" , en el que describe el diagrama de Gantt. También contribuyó al área contable y laboral, desarrollando el Salario de Gantt.
USANDO EL MICROSOFT EXCEL
Pocas personas saben, pero es posible crear gráficos de Gantt usando sólo Microsoft Excel. Para proyectos grandes y con gran volumen de datos es indispensable el uso de programas más sofisticados, pero para proyectos más simples, Excel da cuenta del recado.
El comienzo: entrada de datos
Antes de cualquier cosa, es necesario tener todos los datos dispuestos correctamente en la hoja de cálculo. Esta deberá tener tres columnas: una con la descripción de tareas, otra con la fecha de inicio de las tareas y la última con el tiempo, en días, de duración de las actividades.
La lista de tareas será la columna A de la hoja de cálculo. Debe dejar en blanco la celda A1 (primera de la columna A), ya que es así que Excel reconoce la columna responsable de la lista de tareas. Liste todas las actividades necesarias para la realización del proyecto a partir de la segunda línea.
En el campo B1 (primera fila de la segunda columna), escribe "Inicio" y pulsa las fechas de inicio de cada actividad relacionada en la primera columna. Finalmente, en la celda C1 (primera columna C) escriba "Duración" y enumere el tiempo, en días, estimado para que cada actividad sea ejecutada.
Segundo paso: creando el gráfico
Una vez que todos los datos estén correctamente colocados en la hoja de cálculo, seleccione todo el conjunto de celdas, acceda a la pestaña "Insertar" y, en el grupo "Gráficos" haga clic en la opción "Barras".
En la galería que abra elija la segunda opción - Barras apiladas - que Excel montará su gráfico.
Ahora, algunas configuraciones son necesarias. Seleccione la leyenda creada y suprimirla. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la lista de tareas que se muestra en el gráfico y elija la opción "Formato Eje". Marque las opciones "Categorías en orden inverso" y "En la categoría máxima".
Estos pasos son necesarios para que las tareas se muestren en orden de ejecución y también para que las fechas se muestren en la parte inferior del gráfico. Para finalizar, haga clic en "Cerrar".
Hecho esto, haga clic con el botón derecho del ratón en la parte más a la izquierda de las barras y seleccione la opción "Formato de serie de datos". En el cuadro de diálogo que aparece, defina la superposición en 100%. En la categoría "Relleno" marque "sin relleno" y finalmente en la categoría "Color de borde" seleccione la opción "Sin línea". Estas opciones se deben cambiar para que pueda simular el diagrama de Gantt.
Formato de fechas
Para que los datos se muestren dentro de un intervalo de fechas predeterminado, debe configurar las fechas de inicio y fin. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en el área de las fechas, que se encuentra debajo del gráfico y elija la opción "Formato Eje". Marque los campos "Mínimo", "Máximo" y "Unidad Principal" como "Fijo".
En "Máximo" y "Mínimo" deberá informar las fechas que desea mostrar en los gráficos. El problema con esta información es que deben estar en el formato que es interpretado internamente por Excel. Vea más abajo cómo dar formato a las fechas en Excel.
En el campo "Unidad Principal", introduzca el intervalo de días para que se muestren las fechas. Por ejemplo: siete para intervalos de una semana, treinta para intervalos de un mes, etc. Esto hará que la visualización de los datos sea más clara. Para dar formato a la visualización de la fecha en el gráfico, haga clic en la categoría "Número" y elija el formato de su preferencia.
Cómo dar formato a fechas
Cuando una fecha se escribe en Excel, el programa interpreta internamente como una cadena de números. Estos números representan el número de días transcurridos desde la fecha del programa de referencia, que es 1 de 1990 de enero de .
Para hacer la vida más fácil para los usuarios, Excel tiene una fórmula que se puede utilizar, simplemente escriba = FECHANUMERO ( "__ / __ / __") en cualquier celda de la hoja de cálculo, en lugar de __ / __ / __ lugar de la fecha que desea convertir. Por ejemplo, colocar = DATEVALUE ( "28/10/2008") , el valor mostrado será 39.749 .
Finalizando
Después de todo listo, ahora es sólo dedicar un tiempo para hacer el gráfico más atractivo. Para cambiar el color de las barras horizontales, haga clic en una de ellas con el botón derecho del ratón y seleccione la opción "Formato de serie de datos". En la categoría "Relleno" elija la opción que más le guste y suelte la imaginación.
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